6 Etapas Essenciais para Escolher o Serviço de Internet Ideal para Eventos

Ter um serviço de internet adequado para um evento é um dos pontos mais importantes na hora de organizá-lo. Não há como negar que cada evento é diferente, mesmo aqueles do mesmo setor e organizados pelas mesmas pessoas podem diferir de uma forma ou de outra. É por isso que o Wi-Fi deve ser encarado como um novo empreendimento para cada evento.

Muitos organizadores cometem o erro de deixar para a última hora e tratar o assunto como algo secundário, algo que não é vital. No entanto, isso traz consigo uma série de riscos. Você não só corre o risco de se deparar com expositores e participantes insatisfeitos, como também corre o risco de se deparar com um Wi-Fi que não oferece a velocidade e a conectividade necessárias para os momentos-chave. Felizmente, existem algumas medidas que você pode tomar para garantir que aproveite ao máximo a conexão de internet do seu evento, do início ao fim.

Como aproveitar ao máximo Internet em qualquer evento

1. Pense nas necessidades específicas do seu evento

Ao planejar a internet do seu evento, é fundamental pensar no seu público específico. Considere quem usará o Wi-Fi, quantos dispositivos eles terão e para que o usarão. Independentemente de você estar focando em expositores ou participantes, são poucas as pessoas que não desejam usar a internet de alguma forma ao longo do dia. Participantes e visitantes de eventos em geral tendem a precisar de Wi-Fi apenas para uso pessoal, conectando-se apenas aqui e ali para verificar e-mails e acompanhar suas notificações de redes sociais.

Os expositores normalmente utilizam uma ampla gama de ferramentas de marketing em um evento, desde banners e folhetos impressos até vídeos e apresentações de slides, o que significa que muitos dependem fortemente do Wi-Fi desde o momento em que chegam. É importante que um evento tenha Wi-Fi que atenda às necessidades e exigências dos participantes. Um evento com Wi-Fi de qualidade reflete positivamente nos organizadores, no setor e no evento como um todo.

2. Pense no conteúdo do evento

O tipo de conteúdo do evento influenciará significativamente suas necessidades de Wi-Fi. Se o evento provavelmente terá muita mídia e interação, você precisará de mais largura de banda. Isso garantirá que o Wi-Fi consiga manter a velocidade necessária para evitar buffering e conectividade ruim. A largura de banda é especialmente importante se houver transmissão ao vivo, participação do público, enquetes ou quizzes no evento. Se houver menos mídia sendo usada no evento, suas necessidades de largura de banda serão ligeiramente diferentes.

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3. Planeje obter o serviço de Internet do evento com antecedência

Para garantir que a internet do evento funcione da maneira que você precisa durante todo o evento, é preciso sempre planejar com antecedência. É estressante perceber que você precisa de uma conexão de internet melhor horas antes do horário marcado para o início do evento e raramente há tempo para fazer as melhorias necessárias.

Você não vai querer lidar com buffering, tempos de carregamento lentos e zonas mortas no dia do evento. Certifique-se de que haja tempo suficiente nas semanas e meses que antecedem o evento para planejar e organizar tudo adequadamente. Independentemente de quem estiver fornecendo e organizando o Wi-Fi, dê a eles tempo suficiente para criar um Wi-Fi que realmente funcione para você e para os participantes.

4. Lembre-se, a velocidade da Internet do evento é importante

Haverá muitos expositores e participantes dependendo do Wi-Fi durante todo o evento, o que significa que a velocidade é muito importante. Se o serviço de internet do seu evento tiver uma largura de banda menor do que a necessária, você terá problemas. As pessoas terão dificuldade para se conectar, a mídia pode não funcionar e haverá tempos de carregamento lentos para todos. Se você não tiver velocidade de internet suficiente, não aproveitará ao máximo. Em vez de adivinhar e torcer para que tudo dê certo, certifique-se de que sua internet Wi-Fi possa atender às demandas que serão colocadas sobre ela.

5. Priorize algum tráfego Wi-Fi em detrimento de outros

Embora seja perfeitamente possível ter Wi-Fi em um evento que lide com tudo o que for necessário, é sempre útil priorizar alguns tipos de tráfego em detrimento de outros. Não há como prever quando o Wi-Fi começará a apresentar dificuldades, portanto, certos tipos de tráfego devem ter prioridade. Ao fazer isso, você garantirá que tráfegos importantes, como transmissões ao vivo e palestrantes, tenham a conexão Wi-Fi necessária, quando necessário. Quando uma rede está com dificuldades, não faz sentido que um usuário individual de Wi-Fi afete o Wi-Fi de todo o evento.

6. Aprenda com eventos passados

Sempre há algo a aprender com eventos passados, e isso inclui aproveitar ao máximo o seu Wi-Fi. Ao observar o uso de um evento semelhante e analisar as tendências, você poderá determinar se alguma mudança deve ser feita para um evento futuro. Se o uso foi maior do que o previsto, leve isso em consideração. Se foi usado mais mídia do que o planejado, leve isso em consideração.

Você pode até mesmo pesquisar com expositores e participantes anteriores para descobrir se eles tiveram algum problema com o Wi-Fi que você não sabia. Descubra se o Wi-Fi era rápido o suficiente, se havia zonas mortas e se a conexão caiu. Com essas informações, você pode fazer as alterações necessárias.

Como você pode ver, existem diversas maneiras de aproveitar ao máximo o serviço de internet do seu evento. Embora organizar o Wi-Fi para um evento possa parecer assustador à primeira vista, não precisa ser. Com o planejamento adequado e um provedor experiente cuidando da parte técnica, é possível criar uma rede Wi-Fi que fará tudo o que você precisa.